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封筒の中身に不備がないか不安
こんな悩みを解決します。
この記事を書く僕は書類を封筒に入れると、不安で何度も書類を出し、確認してから再度入れることを繰り返してきました。
ですがこの記事で紹介する方法を実践することで、一度の確認で封筒を出せるようになります。
今回は封筒の中身が不安で何度も確認してしまう人の特徴と不安を解消するためにやるべきことについて解説します。
封筒に書類を入れるときに不安なこと
書類の内容に不備がないか
封筒に入れる書類の内容に不備がないか不安になりますよね。
記入漏れはないかな？
必要な箇所にハンコは押した？
と確認しなくてはいけないことがたくさんあります。
書類の枚数が多ければ多いほど内容も確認しなくてはいけなくなるので大変です。
必要な書類が揃っているか
必要な書類が全て揃っているか不安になりませんか？
要項に、必要書類の一覧がついていることが多いと思います。
その一覧を確認しながら必要書類を封筒に入れるでしょう。
ですが、白黒の書類なんてどれも同じに見えてしまいます。
入れたと思っていても、実際は入ってなかったなんてこともよくあります。
また、要項をもう一度見返したら入れなくてはいけない書類を入れ忘れていたなんてこともあります。
関係ない書類を入れてないか
必要な書類に紛れて関係ない書類が入ってないか不安になることがあるでしょう。
関係ない書類が社外秘だった場合、情報漏洩になってしまいます。
たった一度の不注意が会社に大損害を与え、自分も懲戒解雇されてしまうかもしれません。
そんなことを考えてしまうと怖くて仕方ありませんよね。
しかし、先にも述べたように、白黒の書類なんてどれも同じに見えてきます。
見落としてしまう可能性だって十分にあるんです。
宛先に間違いはないか
宛先に間違いがないか不安になる人は多いでしょう。
住所を間違えば書類が届くことはありませんし、宛名を間違えると先方に対してとても失礼です。
パソコンで住所や宛名を記入するのであれば、コピーアンドペーストできるので、間違える可能性も低くて安心です。
しかし、手書きとなると自分の目を信じるしかありません。
どんなに注意していても間違えてしまうことってあると思います。
何回確認しても不安は無くならない
封をしたらやり直せないプレッシャー
封をしたらもう何もすることができません。
つまり、確認も修正もできないんです。
封をしたら何もできないと思うからこそ、
封をする前にしっかりと確認したいと！
とプレッシャーがかかってしまいます。
のり付けする瞬間って本当にドキドキしますよね。
封をすることに恐怖心が出てしまうので、なかなか封をすることができず、確認ばかりしてしまうのです。
確認しても自分のことを信じられない
心配症の人であれば必ず確認すると思います。
確認を怠るなんてことはまずないでしょう。
ですが、自分のことを信じられないからこそ不安を拭い去ることができません。
心配症な人は、
自分はどんなに確認してもミスしてしまうんだ…
と心のどこかで思っています。
過去の、「確認したにも関わらずミスをした経験」を引きずっています。
僕も学生時代、テストでどんなに確認してもケアレスミスをしていた苦い思い出があります。
そんな過去の失敗が、自分自身を信じられなくしているのです。
確認の無限ループ
何度確認しても不安が解消できないと、確認の無限ループに入ってしまいます。
書類を確認する→封筒に入れる→不安になる→書類を出す→書類を確認する
の無限ループです。
このループに一度入ってしまえば、抜け出すことはできません。
時間がかかってしまう
何度も確認を繰り返していると、封筒に書類をまとめるだけでかなり時間を使ってしまいます。
封筒に入れる書類の確認だけで何時間も使ってしまうのはもったいないですよね。
タスクが溜まっている状況なら、なおさら早く封をしてしまいたいと思います。
僕の友人は、確認して封をするだけで２時間かかると言っていました。
不安を解消するためにやるべきこと
チェックリストを作る
封筒に入れる前にチェックリストを作成しておきましょう。
チェックリストを使うことで、確認漏れがなくなるんです。
また、確認したという記録が残るので、不安が解消されます。
チェックリストはテンプレートを作っておくとGood！
- 書類の内容に記入漏れはありませんか？
- ハンコは必要な箇所に押しましたか？
- 書類は全＿枚、揃っていますか？
- 宛先はあっていますか？
- すべてのチェック欄にチェックはついていますか？
チェックリストを使うと不安を解消できるので、ぜひ使ってみてください！
チェックリスト型のメモ帳もあるので、活用してもいいですね。
確認のたびに指を差しながら声を出す
確認するときもただ確認するのではなく、ワンポイント加えることでミスがなくなります。
そのワンポイントとは、「指を指し、声を出しながら確認」です。
指差確認という言葉は聞いたことがあると思います。
工事現場などでヒューマンエラーを防止するために行われています。
さらに、指を差しながら声を出すことで、よりミスをしにくくなります。
例えば、ハンコが押されているか確認するとき、ハンコを指差しながら、
「ハンコOK！」
と口ずさみます。
もし、声が出せない場合は、指差しだけでも大丈夫です。
まわりの誰かと一緒に確認する
一人でチェックするのが不安であれば、誰かと一緒にチェックしましょう。
誰かと一緒にチェックしたという安心感を持つことができます。
僕は、書類を封筒に入れるときだけでなく、
- 家の戸締まり
- 車の鍵
- ネットショッピングの購入ボタンを押すとき
- ネット登録の個人情報を入力するとき
など、様々な場面で誰かと一緒に確認しています。
誰かと一緒に確認すると、安心感が全然違うのでぜひ試してください！
机の上を整理しておく
封筒に書類を入れるときは、あらかじめ机の上を整理しておきましょう。
机の上がごちゃごちゃしていると、関係ない書類が紛れてしまいます。
機密書類なら大変なことになってしまいます。
そうならないために机の上を整理して、必要な書類だけが机の上に広がっている状態を保ちましょう。
確認する回数を決めておく
確認する回数の上限を決めておきましょう。
何度確認しても不安な状態は続きます。キリがありません。
そこで、最初に自分で確認する回数を決めることが有効になってきます。
この書類は２回確認しよう！
この書類は重要だから３回確認しよう！
というように決めておくと良いでしょう。
まとめ：最後は封をする勇気が大切
封筒の中身が不安で何度も確認してしまう人の特徴と不安を解消するためにやるべきことについて解説しました。
まとめ
- チェックリストを使って確認漏れをなくす
- 指差し＋声に出して確認する
- まわりの誰かと一緒に確認する
- 机の上を整理しておく
- 確認する回数をあらかじめ決めておく
封筒の中身に不備がないか不安になる人は本当に多いと思います。
また、現代ではメールやSNSで送ることが増えているため、手紙や封筒を送ることに慣れておらず、余計にドキドキしてしまいます。
ですが、とても心配症な僕の妻でも、この記事の内容を実践し、安心して封筒が出せるようになりました。
あなたもぜひ、この記事の内容を実践してみてください！
ぽんずからは以上です！
